Règle des 6 personnes, couvre-feu, etc. les évènements de la sphère privé ainsi que les évènements festifs ont été ciblés par les dernières mesures du gouvernement contre le coronavirus. Est-il encore possible d’organiser un évènement professionnel dans le contexte de COVID-19?
Lors des évènements professionnels, les gestes barrières sont mieux respectés : port du masque, pas d’embrassades (!), distance… Pour cette raison, les règles ne sont pas les mêmes. Ainsi le couvre-feu s’applique pour tous, par contre les évènements professionnels de plus de 6 personnes sont autorisés. Ces règles sont énoncées dans le décret national du 16 octobre 2020 et son application dans le département du Maine et Loire est précisée par des arrêtés préfectoraux.
Nous allons évoquer dans un premier temps, les grands principes à observer pour l’organisation d’un évènement en temps de COVID-19. Puis, nous verrons les règles à respecter dans le Maine et Loire pour votre prochain évènement.
4 grands principes pour organiser votre évènement avec la COVID-19
Si les réunions virtuelles sont utiles, elles ne sont pas toujours la meilleure solution. En effet, une réunion physique peut être plus efficace et plus marquante. C’est un outil parfois indispensable à la concertation et au bon fonctionnement d’une équipe.
Si vous devez tenir une réunion ou un séminaire dans le contexte de COVID-19, voici les grands principes que nous vous conseillons d’avoir en tête lors de l’organisation de votre évènement :
- Tout d’abord, réduire les déplacements: il vaut mieux plusieurs petites réunions sur chacun de vos sites plutôt qu’une grande réunion nationale.
- Puis, réduire le nombre d’invités: chaque personne présente doit être stratégique pour la tenue de la réunion.
- Ensuite, créer un évènement réellement impliquant: profitez de la réduction du nombre et de la taille de vos évènements pour faire un évènement plus marquant (présence d’un animateur, formation à la prise de parole des intervenants, prise de son et de vidéo, mise en scène…).
- Enfin, communiquer auprès du plus grand nombre et partager les résultats/décisions: c’est LA bonne utilisation des réseaux sociaux.
Les règles COVID-19 lorsqu’on organise un évènement à Angers
1. Type d’évènement
Les évènements festifs sont interdits. Les réunions, séminaires, conseils d’administration, conférences, présentation de produits sont autorisés dans le respect des horaires du couvre-feu.
2. Nombre de participants maximum
Cela dépend du lieu choisi, sur la Terrasse à Angers, nous pouvons actuellement accueillir jusqu’à 80 personnes en plénière, 30 personnes en U et 60 personnes en cabaret ou en atelier.
3. Port du masque
Le masque est obligatoire dès l’entrée de l’établissement et pendant toute la durée de l’évènement. A Angers, il est également obligatoire dans tous les espaces publics donc dans la rue.
4. Distance barrière
Les participants doivent être assis en respectant une distance de 1m ou une chaise vide entre chaque participant.
5. Repas et pauses café
Ils doivent être pris assis en table de 6 personnes maximum.
Pour le déjeuner de votre séminaire, nous vous suggérons d’offrir à vos collaborateurs la possibilité de passer un bon moment au restaurant par groupe de 6, cette initiative sera un cadeau et pourra être mise en œuvre de manière ludique autour d’un quizz ou d’un blind test en fin de matinée. Il permet également de soutenir les restaurateurs du centre-ville d’Angers.
6. Rappel et respect des gestes barrières
Pour limiter la propagation de la covid-19, l’ensemble des gestes barrières doivent être rappelés et respectés au cours de chaque évènement.
7. Protocole pour organiser un évènement suite au COVID-19
Enfin, chaque établissement met en place son protocole lié au COVID-19. Par exemple, sur notre rooftop à Angers nous mettons à disposition de gel hydroalcoolique, nous faisons le nettoyage des surfaces et des sanitaires à la mi- journée et nous avons institué une feuille d’émargement pour permettre de recontacter les participants si besoin.
Ainsi c’est en tenant compte de l’ensemble de ces directives que sur la Terrasse, nous accueillons les évènements professionnels. Retrouvez nos capacités d’accueil ici.