Règles COVID-19

Les salles de réunion et salles de conférence sont fermées par arrêté ministériel depuis le 1 novembre et jusqu’à une date indéterminée (comme les cinémas, restaurant, etc.).

Suite au décret 2020-1310 du 29 octobre 2020, nous ne pouvons accueillir que des formations professionnelles ou des assemblées générales. Lorsqu’elles ne peuvent avoir lieu en distanciel.

Pour vos réunions ou conférence, nous proposons comme alternative de mettre en place un plateau technique pour des visioconférences de qualité.

Les règles ci-dessous sont celles qui s’appliquaient avant la fermeture.

Comment organiser une réunion ou un séminaire dans le cadre des règles liées au coronavirus ?

Pour ceux qui souhaitent organiser un évènement respectant les règles liées au COVID-19, il est difficile d’avoir des réponses claires.

Dans cet article, nous allons vous présenter les règles covid-19 à suivre pour l’organisation d’évènements suite au décret national du 16 octobre 2020 et son application dans le département du Maine et Loire.

Obligations du port du masque et d’avoir une place assise

Ce sont les deux principales règles Covid-19 à suivre lors de votre évènement pour limiter la progression de la pandémie.

  • Le port du masque est obligatoire dès l’entrée de l’établissement et pendant toute la durée de l’évènement.
  • Sur les temps de réunion, les participants doivent être assis en respectant une distance de 1m ou une chaise vide entre chaque participant.
  • Les repas et pauses café doivent également être pris assis en table de 6 personnes maximum. Pour le déjeuner de votre séminaire, nous vous suggérons d’offrir à vos collaborateurs la possibilité de passer un bon moment au restaurant par groupe de 6, cette initiative sera un cadeau et pourra être mise en œuvre de manière ludique autour d’un quizz ou d’un blind test en fin de matinée.

De plus, sur la Terrasse, nous appliquons également d’autres règles covid-19. Par exemple, nous mettons à disposition de gel hydroalcoolique, nous ferons le nettoyage des surfaces et des sanitaires à la mi- journée et nous avons institué une feuille d’émargement pour permettre de contacter les participants si besoin.

Respect des gestes barrières

On commence à bien les connaitre ! Pour limiter la propagation de la covid-19, l’ensemble des gestes barrières doivent être rappelés et respectés au cours de chaque évènement.

gestes barrières COVID-19

Quelles sont les conséquences de ces règles COVID-19 sur mon évènement?

Oui, votre évènement sera différent.

Les réunions virtuelles sont utiles mais elles ne sont pas toujours être la meilleure solution. En effet, une réunion physique peut être plus efficace et marquante. C’est parfois un outil indispensable à la concertation et au bon fonctionnement d’une équipe.

Si vous devez tenir une réunion ou un séminaire dans le contexte de COVID-19, voici les grands principes que nous vous conseillons d’avoir en tête lors de l’organisation de votre évènement :

  • Tout d’abord, réduire les déplacements: il vaut mieux plusieurs petites réunions sur chacun de vos sites plutôt qu’une grande réunion nationale.
  • Puis, réduire le nombre d’invités: chaque personne présente doit être stratégique pour la tenue de la réunion.
  • Ensuite, créer un évènement réellement impliquant: profitez de la réduction du nombre et de la taille de vos évènements pour faire un évènement plus marquant (présence d’un animateur, formation à la prise de parole des intervenants, prise de son et de vidéo, mise en scène…)
  • Enfin, communiquer auprès du plus grand nombre: c’est LA bonne utilisation des réseaux sociaux.

Quels évènements peut-on faire sur La Terrasse ?

Ainsi c’est en tenant compte de l’ensemble de ces directives que sur la Terrasse, nous accueillons les évènements professionnels suivants :

  • Vos réunions de 20 à 80 personnes en plénière, en U ou en cabaret avec :
  1. Des pauses-café de 15 mn assises à vos places ou par tables de 6 personnes maximum.
  2. L’ animation « Blind Test pour un resto » pour votre déjeuner qui permettra en fin de matinée d’organiser le repas dans 3 à 5 restaurant différents en tables de 6 personnes maximum. Cette animation permet: le respect des règles covid-19, un soutien aux restaurateurs d’Angers et le nettoyage de l’espace réunion.
  • Vos afterwork avec cocktail assis jusqu’à 80 personnes dans le respect des horaires du couvre-feu.