Auteur/autrice : Florence

Règle des 6 personnes, couvre-feu, etc. les évènements de la sphère privé ainsi que les évènements festifs ont été ciblés par les dernières mesures du gouvernement contre le coronavirus. Est-il encore possible d’organiser un évènement professionnel dans le contexte de COVID-19?

Lors des évènements professionnels, les gestes barrières sont mieux respectés : port du masque, pas d’embrassades (!), distance… Pour cette raison, les règles ne sont pas les mêmes. Ainsi le couvre-feu s’applique pour tous, par contre les évènements professionnels de plus de 6 personnes sont autorisés. Ces règles sont énoncées dans le décret national du 16 octobre 2020 et son application dans le département du Maine et Loire est précisée par des arrêtés préfectoraux.

Nous allons évoquer dans un premier temps, les grands principes à observer pour l’organisation d’un évènement en temps de COVID-19. Puis, nous verrons les règles à respecter dans le Maine et Loire pour votre prochain évènement.

4 grands principes pour organiser votre évènement avec la COVID-19

Si les réunions virtuelles sont utiles, elles ne sont pas toujours la meilleure solution. En effet, une réunion physique peut être plus efficace et plus marquante. C’est un outil parfois indispensable à la concertation et au bon fonctionnement d’une équipe.

Si vous devez tenir une réunion ou un séminaire dans le contexte de COVID-19, voici les grands principes que nous vous conseillons d’avoir en tête lors de l’organisation de votre évènement :

• Tout d’abord, réduire les déplacements: il vaut mieux plusieurs petites réunions sur chacun de vos sites plutôt qu’une grande réunion nationale.
• Puis, réduire le nombre d’invités: chaque personne présente doit être stratégique pour la tenue de la réunion.
• Ensuite, créer un évènement réellement impliquant: profitez de la réduction du nombre et de la taille de vos évènements pour faire un évènement plus marquant (présence d’un animateur, formation à la prise de parole des intervenants, prise de son et de vidéo, mise en scène…).
• Enfin, communiquer auprès du plus grand nombre et partager les résultats/décisions: c’est LA bonne utilisation des réseaux sociaux.

Les règles COVID-19 lorsqu’on organise un évènement à Angers

1. Type d’évènement

Les évènements festifs sont interdits. Les réunions, séminaires, conseils d’administration, conférences, présentation de produits sont autorisés dans le respect des horaires du couvre-feu.

2. Nombre de participants maximum

Cela dépend du lieu choisi, sur la Terrasse à Angers, nous pouvons actuellement accueillir jusqu’à 80 personnes en plénière, 30 personnes en U et 60 personnes en cabaret ou en atelier.

3. Port du masque

Le masque est obligatoire dès l’entrée de l’établissement et pendant toute la durée de l’évènement. A Angers, il est également obligatoire dans tous les espaces publics donc dans la rue.

4. Distance barrière

Les participants doivent être assis en respectant une distance de 1m ou une chaise vide entre chaque participant.

5. Repas et pauses café

Ils doivent être pris assis en table de 6 personnes maximum.

Pour le déjeuner de votre séminaire, nous vous suggérons d’offrir à vos collaborateurs la possibilité de passer un bon moment au restaurant par groupe de 6, cette initiative sera un cadeau et pourra être mise en œuvre de manière ludique autour d’un quizz ou d’un blind test en fin de matinée. Il permet également de soutenir les restaurateurs du centre-ville d’Angers.

6. Rappel et respect des gestes barrières

Pour limiter la propagation de la covid-19, l’ensemble des gestes barrières doivent être rappelés et respectés au cours de chaque évènement.

7. Protocole pour organiser un évènement suite au COVID-19

Enfin, chaque établissement met en place son protocole lié au COVID-19. Par exemple, sur notre rooftop à Angers nous mettons à disposition de gel hydroalcoolique, nous faisons le nettoyage des surfaces et des sanitaires à la mi- journée et nous avons institué une feuille d’émargement pour permettre de recontacter les participants si besoin.

Ainsi c’est en tenant compte de l’ensemble de ces directives que sur la Terrasse, nous accueillons les évènements professionnels. Retrouvez nos capacités d’accueil ici.

Nous avons reçu à la rentrée une grande diversité d’évènements sur notre rooftop avec vue sur le Château d’Angers dans le respect des règles liées à la crise du coronavirus. Réunion, séminaire, conférence, afterwork, quelque soit votre évènement professionnel, n’hésitez pas à nous solliciter. Car nous continuons de vous accueillir avec un immense plaisir.

Voici un tour d’horizon des évènements de la rentrée :

• Un Afterwork organisé par le réseau GERME, le réseau de Progrès des managers.

• Un Conseil d’administration d’un commission régionale de professionnels.

• Une réunion organisée par la région des Pays de la Loire.

• Une journée de conférences, évènement organisé par Fabrice Blot pour Famille Epanouie.

• Une émission de radio en direct, évènement organisé sur notre rooftop à Angers par Instant Gravé dans le cadre d’un Road Show national.

Organiser un évènement dans le contexte de la Covid-19

Organiser des évènement dans le contexte de la COVID-19 reste possible. Voici les grands principes que nous vous conseillons d’avoir en tête lors de la préparation de vos évènements :

• Tout d’abord, réduire les déplacements: il vaut mieux plusieurs petites réunions sur chacun de vos sites plutôt qu’une grande réunion nationale.
• Puis, réduire le nombre d’invités: chaque personne présente doit être stratégique pour la tenue de la réunion.
• Ensuite, créer un évènement réellement impliquant: profitez de la réduction du nombre et de la taille de vos évènements pour faire un évènement plus marquant (présence d’un animateur, formation à la prise de parole des intervenants, prise de son et de vidéo, mise en scène…)
• Enfin, communiquer auprès du plus grand nombre: c’est LA bonne utilisation des réseaux sociaux.

La Terrasse est un rooftop situé en plein centre d’Angers qui accueille vos d’évènements professionnels. N’hésitez pas à nous contacter pour tous renseignements.

Crédit photo Image principale : Olivia Poirier

Pour ceux qui souhaitaient organiser un évènement respectant les règles liées au coronavirus, il était jusque-là difficile d’avoir des réponses claires. Heureusement, depuis le 10 juillet 2020, un décret national encadre l’organisation d’évènements. De plus, le Préfet du Maine et Loire a pris un arrêté précisant l’application de ce décret pour notre département. Nous avons donc maintenant tous les éléments pour continuer notre activité.

Voici les trois grandes règles à suivre lors de votre évènement pour limiter la progression du coronavirus.

1. Obligation du port du masque

Le port du masque est obligatoire: de l’entrée de l’établissement jusqu’à une place assise, lors des déplacements et lorsque la distance d’un mètre entre deux personnes ne peut pas être garantie.

2. Obligation d’avoir une place assis

Que ce soit sur les temps de réunion, pause-café ou un repas, les participants doivent être assis. De plus, il faudra une distance d’1m ou une chaise vide entre les participants si c’est en plénière. Si c’est autour d’une table, celle-ci doit être de 10 personnes maximum.

3. Rappel et respect des gestes barrières

On commence à bien les connaitre cependant une autre règle liée au coronavirus est que les gestes barrières doivent rappelés et respectés au cours de l’évènement.

Un lieu pour accueillir vos évènements pendant la crise

Ainsi, sur la Terrasse, notre rooftop à Angers qui vous propose de la location de salle, nous avons revu notre capacité d’accueil pour garantir le respect de ces règles .

De plus, nous appliquons d’autres règles pour limiter la pandémie de covid-19, comme par exemple: la mise à disposition de gel hydroalcoolique, la mise à disposition de masques de protection lavables pour ceux qui auraient oublié le leur ou le nettoyage des surfaces et des sanitaires à la mi- journée.

L’organisation d’évènements doit s’adapter à ces nouvelles règles du jeu. Si le port du masque est contraignant, nous avons imaginé des solutions originales pour que les autres obligations ne gênent en rien la réussite de votre séminaire. Retrouver toutes les infos liées au coronavirus et à l’organisation d’évènement ici.

L’organisation de chaque évènement doit être pensée pour intégrer les contraintes écologiques. Il est possible de rendre ses évènements écoresponsables. Mais pourquoi faire ?

Comme beaucoup, ma prise de conscience fut progressive et le besoin d’agir grandissant aussi bien sur le plan personnel que professionnel.

Pour la planète (pour nos enfants et aussi un peu pour nous), nous devons:

• Réduire nos déchets (pour stopper la progression des continents de plastique)
• Réduire nos émissions de Co² (pour ralentir le réchauffement climatique)
• Protéger de la biodiversité (est-il nécessaire de dire pourquoi…)

Nous devons changer et nous devons le faire rapidement. Notre objectif est d’avoir une empreinte écologique de 1, c’est à dire qu’une seule planète suffise à notre mode de vie.

C’est en tenant compte de ces 3 impératifs que nous proposons des évènements écoresponsables à Angers : séminaires respectueux de l’environnement et cocktails zéro-déchet, par exemple.

Derrière les mots “évènement écoresponsable”, il y a beaucoup de bonnes intentions mais pas toujours des actions concrètes. J’ai donc potassé pour définir les priorités. Je vous présente ici une synthèse à partir de 3 sources principales :

• Le site de l’ADEME: éco-évement
• Le site du réseau de l’éco-évènement et ses 10 commandements
• Le site de Zerowaste France et le guide de l’évènement zéro waste

J’ai ainsi identifié 5 points qui demandent toute notre attention pour l’organisation d’un évènement écoresponsable.

1. Le transport

Il faudra optimiser et limiter les déplacements. Le lieu idéal est donc un lieu facilement accessible en transports collectifs (métro, tramway, train, bus…), à vélo ou à pied. En effet, l’objectif est d’éviter l’utilisation des voitures individuelles (personnelles, taxis…) et ainsi de limiter la pollution.

2. L’alimentation

Tout d’abord, utiliser des aliments de saison, issus de l’agriculture biologique et du commerce équitable. L’objectif est d’éviter des transports et la culture sous serres chauffées, deux activités particulièrement consommatrices d’énergie

Pour les viandes et les poissons, il faudra privilégier la qualité à la quantité.

Enfin, penser à proposer plusieurs menus avec une alternative végétarienne et à limiter le gaspillage.

3. Le matériel

L’idéal est de choisir du matériel et des équipements éco-conçus.

Inutile de sur-dimensionner et de renouveler systématiquement le matériel.

Pensez à louer, à réutiliser ou à acheter d’occasion sans chercher forcément le tout dernier matériel qui contraint à en changer souvent.

4. Les déchets

Assurez-vous que l’ensemble des déchets recyclables est valorisé au centre de tri et que les déchets organiques sont compostés.

Pensez au réseau des ressourceries qui donneront une seconde vie aux matériaux que vous ne souhaitez pas récupérer.

Pensez à contacter les associations caritatives pour les excès de produits alimentaires. 

5. La communication

Évitez la logique du « tout papier » en utilisant Internet pour diffuser les informations d’ordre général: plans, inscriptions… Et il faut recommander de ne pas imprimer.

Lors d’envois d’e-mails : utilisez un hyperlien pour amener vers le site souhaité, ce qui soulage le poids des envois et donc des boîtes à lettres.

Enfin, appliquer les bonnes pratiques digitales et de l’éco-édition.

Ainsi, pour l’organisation d’évènements éco-friendly sur la Terrasse, nous avons mis en place des actions afin de réduire l’empreinte écologique sur chacun de ces thèmes.